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工程档案管理制度
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档 案 管 理 制 度
修改记录：
序号 修改内容 日期 编制 修改 审核
1 首次发布 2005年2月
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目的
对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。
范围
用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。
职责
项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交总裁办统一管理。项目经理负责对移交总裁办的档案进行审核。
内容
4.1 项目资料的控制
4.1.1 收集、进库和保管
4.1.1.1 做好收文发文登记
4.1.1.2 工程项目过程中，总裁办统一收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书在产生后，及时把复印件送至项目档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。
4.1.1.3 工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交总裁办统一管理。
2 归档
工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。
4.1.2.1 公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。
4.1.2.2 文件类别：1土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，2政府批文类，如计划批文，3“五证”，包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证，4合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等，5项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等，6施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件，7竣工验收类，包括专项验收8证，8图纸类，包括项目的各专业图纸及CAD电子文件、设计变更、签证、洽商等。
4.1.2.3 编号
项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。
4.1.2.4 标识
对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。
4.1.3 借阅
项目建设过程中，各部门如需借用相关资料，应到项目部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。
4.2 工程资料的控制
4.2.1 工程竣工资料的范围
政府部门所要求专项工程项目均应做竣工资料
工程竣工资料的验收条件
工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：
4.2.2.1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；
4.2.2.2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。
4.2.3 工程竣工资料的验收程序
4.2.3.1 工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送项目经理部。
4.2.3.2 项目经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申 报表》后，由项目经理部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收申报表》。
4.2.3.3 工程竣工档案专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由主管城建档案管理部门验收小组主持。
验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的《建设工 程竣工档案专项验收意见书》认真进行整改，并确保符合规定要求。
4.2.3.5 工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管城建档案管理部门复核审查。
4.2.4 工程竣工档案的移交
4.2.4.1 工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。
4.2.4.2 项目档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各单位出具《接收工程项目档案登记单》。承建方均应向建设单位移交竣工资料一式两份。
4.2.5 归档
项目档案管理员对于所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和装盒标识。
4.2.6 移交
竣工资料一式两份，一份由项目档案管理员移交给物业管理公司且在移交清单上签收，一份移交给公司总裁办统一管理。同时移交所有的移交目录清单。
4.2.7 借阅
4.2.7.1 公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。
4.2.7.2 公司之外的单位借阅档案，需经总裁办负责人的批准。
4.2.8 销毁
对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。
4.3 档案立卷的要求
4.3.1 文字资料立卷要求
4.3.1.1 档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。
4.3.1.2 档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。
4.3.1.3 文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。
4.3.1.4 装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册。
4.3.2 图纸的立卷要求
纸质竣工图（或其它归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4＃图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。
4.3.3 立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。
4.3.4 立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。
4.3.5 立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。
编制 修订 审核 同意 陈耕
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